仕事でメールがたくさん届き、気付いたら後回しにしていた仕事や、数日後に期限を迎える仕事を忘れてしまった、ということはないだろうか。
現在の仕事では、メールでのやり取りが多い。社内の共有事項も、課内の共有事項も、自分で購読してしているメルマガも、大半はメールで受信する。
受信フォルダの中に、内容や送信元に応じてメールを整理するフォルダを複数つくってはいるが、たくさんあるフォルダを順々にチェックするのは手間がかかる。そのため、メールの見逃しが起こってしまう場合がある。
例えば、私の会社では、毎月最初の営業日に、前月の勤怠表（アプリで管理）を提出しなければならない。そして、だいたいその数日前にリマインドメールが流れる。メールをみたときは「あ！そうだ提出しなきゃ」と思うのだが、その時点ではまだ月末最終日の打刻ができていないため、提出ができない。そして、そのまま数日が立ち、月末を終えてもなお、提出を忘れてしまうことがあった（やさしいボスが指摘してくれた）。
それを回避するのにおすすめなのが、メールの再通知機能だ。
メールを開くと、左上に「再通知」という時計マークアイコンがある。ここをクリックすると、いつその再通知をしてほしいか、選ぶことができる。
再通知設定をすると、該当したメールはいったん受信ボックスから、再通知ボックスに移動し、決められた時間になるとまた受信ボックスに移動する。
受信ボックスの表示が、受信時間順であれば、その時刻になると一番上にメールが表示されるので、見逃しにくい。
私の使い方
私はこの再通知機能を以下のように使う。
- ウェブセミナーや研修の案内メールを、当日朝または開始30分前に再通知
- 毎月最初の営業日8時に、勤怠提出リマインドメールを再通知
- 作業の締め切り1週間前に再通知→その時点で未完了であれば次は3日後に再通知
メールが一旦受信ボックスから再通知ボックスに移動するので、受信トレイに本当に今必要な情報だけが残り、すっきりする。また「このあとのセミナーの参加URL、どこに書いてあったんだっけ」と探したり検索したいする手間がかからない。
リマインドメールをもらっても、つい業務や締め切りを見過ごしがち、という方にはぜひお試しいただきたい。
ちなみに、MicrosoftのHPにも言及があるので、詳細はこちらもどうぞ。
